Organizarte y aprovechar el tiempo

8 tips para organizarte y aprovechar el tiempo al máximo (ilustrado)

Debido a una publicación que realicé en Instagram sobre mi recorrido académico (en la que conté que cuando tenía 19 años, estudié dos carreras, trabajé y además debía hacer los quehaceres de la casa) me hicieron muchas preguntas sobre cómo gestionaba el tiempo, cómo me organicé para realizar tantas actividades con éxito y qué les recomiendo para organizar mejor el día.

Éstas son preguntas muy interesantes ya que sus respuestas llevan consigo una subjetividad inmensa. Todos somos diferentes y todos realizamos de manera diferente una misma actividad. La forma en la que procesa cada cerebro y ejecuta es única. Es por esto que no puedo darles una fórmula mágica para que organicen su tiempo, ni decir la manera en la que pueden usarlo, pero sí me gustaría recomendarles 8 tips para organizar y aprovechar el tiempo al máximo que a mí me han funcionado.

Anécdota: 

Para los que me conocen seguramente me han escuchado decir «he perdido el día» cuando son apenas las 2 de la tarde, por ejemplo. Se preguntarán por qué digo esa frase. Les cuento: Para mí el tiempo es muy valioso y me gusta aprovecharlo de la mejor manera (que sé) posible, me causa molestia e incomodidad salir de mi planificación diaria y no cumplir con las metas del día. Cosas como esperar 86 segundos en un semáforo, perder un tren o recibir una llamada telefónica sin utilidad me dan la sensación de perder tiempo y cuando esto pasa uso mi frase legendaria «perdí el día».

¡Qué exageración!

 

 

Lo sé, pero es mi forma de expresar que algo me está desorganizando y de darme un alerta para intentar encausar mi planificación y lograr todo lo que religiosamente planifico por las noches antes de dormir. A lo largo de mi vida he sumado hábitos que me permiten ser más organizada, aprovechar mejor el tiempo, realizar muchas más actividades durante el día, no aburrirme y hasta tener mejor vida social. Te dejo una lista de algunos de esos hábitos, quizás te sientas identificad@ o te den ideas para implementarlos.

Hábitos para organizarte y aprovechar el tiempo al máximo.

  • Preparar el bolso, la ropa y dejar los zapatos limpios que voy a usar al día siguiente.
  • Pensar en las cosas que voy a hacer al día siguiente, organizándolas mentalmente por importancia y practicidad. (Ejemplo: Si, pasaré el día entero en la calle pienso cuánto tiempo me tomará hacer todas las cosas para decidir si llevarme comida o ir a un restaurante tranquilamente a almorzar)
  • Llevar siempre una botella de agua en el bolso. Hasta ir a comprar agua nos hace perder tiempo.
  • Mirar la ruta en google maps antes de salir de casa para evitar atascos.
  • Llenar el depósito (tanque) de gasolina. Siempre terminará gastándose y es mejor ir 1 vez a la semana a reponer, que 3 veces.
  • No ver televisión.
  • No escuchar la radio.
  • Escuchar podcast interesantes que me enseñen algo mientras conduzco.
  • Evitar reuniones estériles.
  • Hacer la compra del mes entero.
  • Separar las porciones de proteína (pollo, carne, pescado) por día.
  • De estar muy ocupada tomo 2-3 horas de un solo día para dejar preparadas todas las comidas de la semana.
  • Mantener la casa ordenada, es muy provechoso saber dónde está exactamente cada cosa.
  • Apagar el teléfono y desconectarme de las redes sociales cuando quiero lograr mayor concentración.
  • Poner alarmas.
  • Hacer retos mentales para acabar una actividad en menos tiempo.

 

 

8 tips para organizarte y aprovechar el tiempo al máximo.

ALERTA: Muy posiblemente el primer mes no consigas gestionar el tiempo de la forma en la que te gustaría, ten en cuenta que será un mes de aprendizaje y de autoconocimiento. ¡No te rindas! pues este mes es el más importante para crear hábitos que te permitirán ir dando forma a tu proyecto personal en el que serás más consciente de cómo usas el tiempo, cuáles actividades realmente son prioritarias para alcanzar tus objetivos y en cuáles actividades puedes reducir el tiempo que gastas para invertirlo en algo que realmente valga la pena. La práctica hace al maestro, así que una vez identificado todo lo anterior, irás puliendo, ajustando, corrigiendo y mejorando cada día. Te invito a que realices éste ejercicio que he diseñado para ti, con 8 pasos que seguramente te serán muy útiles.

 

Paso 1: Identifica cuánto tiempo inviertes en cada una de las actividades que realizas.

Considero muy importante que revisemos cómo es nuestra apreciación del tiempo, puede que no nos estemos dando cuenta que perdemos mucho tiempo en actividades secundarias. Realízate estas preguntas y ve calculando el tiempo de uso.

¿Cuánto tiempo tardo por las mañanas en levantarme de la cama, cepillarme, ducharme, vestirme, desayuna, llegar a clases o al trabajo?

Si almuerzas en un restaurante. ¿Cuánto tiempo me toma llegar al restaurante, comer y regresar a mi actividad prioritaria (al trabajo o las clases)?

¿Cuánto tiempo gasto diariamente en el transporte público o en el tráfico, cocinando?, limpiando la casa, ir al supermercado, realizar las compras e ir al gym?

Y así con cada una de las cosas que realizas diariamente, semanalmente o mensualmente. De esta manera identificarás aquellas que te están consumiendo mucho tiempo y así poder buscar formas de reemplazarlas, cambiarlas o mejorar su ejecución.

 

Paso 2: Prioriza y establece objetivos:

Una vez identificado el tiempo empleado en cada una de las actividades, prioriza las más importantes y establece objetivos a corto, mediano y largo plazo.

Ejemplo:

Prioridad 1: Escuela/ Universidad / Máster / Doctorado

  • Objetivo a largo plazo: Graduarme.
  • Objetivo a mediano plazo: Obtener buenas calificaciones.
  • Objetivo a corto plazo: Tener tiempo para leer, estudiar y practicar.

 

Prioridad 2: Trabajo

  • Objetivo a largo plazo: Nuevo cargo / Nuevo proyecto en marcha.
  • Objetivo a mediano plazo: Optimizar los procesos y aumentar las conversiones.
  • Objetivo a corto plazo: Disminuir el tiempo respondiendo mails, llamadas y el uso del móvil.

 

Prioridad 3: Familia

  • Objetivo a largo plazo: Tiempo de calidad en Familia.
  • Objetivo a mediano plazo: Aumentar el tiempo en familia y realizar actividades divertidas con ellos.
  • Objetivo a corto plazo: Salir a tiempo del trabajo.

 

Paso 3: Decídete.

Una vez establecidos los objetivos, limpia y ordena tu casa, ordena tu espacio de trabajo, determina en qué momento del día eres más productivo para agregar luego en esas horas las actividades que requieran de mayor concentración. Escribe cómo vas a mejorar y empieza la ejecución. En cuanto te planteas una meta y la visualizas, creas tus propios caminos para llegar a ella. Decidirse a actuar es una gran forma de aprovechar el tiempo.

 

Paso 4: Elimina actividades y reduce el tiempo en las no tan valiosas.

Evita que tu día se llene de cosas que no te ayudan ni impulsan a cumplir tus metas o cosas que no te hacen feliz. Elimina todo aquello que sientas que es una pérdida de tiempo o intenta quitarle tiempo si no es totalmente de tu agrado. 

Hacer buen uso del correo electrónico, minimizar el uso de las redes sociales, disminuir el tiempo en el transporte público o simplemente controlar el tiempo conversando por teléfono nos ayuda a ahorrar mucho tiempo. Te dejo algunas acciones beneficiosas para no perder tiempo:

4.1.- Realiza una sola compra al mes:

¿Sabes cuánto detergente, suavizante, champú, crema dental, comida (y todo lo que necesitas para la casa) gastas en un mes? Conocer estas cifras te permitirá comprar y abastecerte por más tiempo, ahorrando las aproximadamente 3 horas por vez que se emplean en esta tarea nada productiva (al menos para mí, esto es algo subjetivo y puede que para ti hacer la compra si tenga algo divertido o beneficioso).

Usa alternativas al comprar:

Para otro tipo de compras puedes recurrir a Santo Amazon ya que no te mueves de donde estés, no pierdes mucho tiempo, tiene siempre buenos precios, se encuentra casi todo (hasta algunos alimentos) y te llega a donde quieras. Las compras online nos facilitan la vida, no las descartes, son un gran aliado.

4.2.- Desconéctate para concentrarte:

El uso de las redes sociales, ver televisión, escuchar la radio y hasta conversar en la oficina/ o clases con los compañeros son distractores que no nos permiten lograr un nivel de concentración ideal para ser más eficientes. Busca un lugar apartado, evita cualquier distracción y presta atención al tiempo que tardas en realizar una actividad, luego compárala con el tiempo que tardabas antes de no evitar las distracciones y seguramente éste disminuirá considerablemente, con esto logras utilizar ese «tiempo restante» en alguna actividad de ocio, relajación o aprendizaje , pero logrando primero cumplir con tus obligaciones, siendo responsable y «liberándote» de la presión de los deberes.

4.3.- Agrupa actividades por ubicación:

Conseguirás ahorrar tiempo (y dinero) al ir una sola vez a una misma zona.

 

Paso 5: Optimiza el tiempo empleado en actividades no tan productivas.

¿Qué sentido tiene rendirse a «perder el tiempo» en una actividad que no nos aporta ningún aprendizaje ni nos acerca a nuestras metas más importantes? Ninguno. Por esto te propongo:

5.-1.- Busca la manera de agregar a esa actividad nada productiva algo que sea significativo y te aporte un valor.

Ejemplo: El tiempo que pierdes en el transporte público o conduciendo.

Para darle valor a esta actividad puedes escuchar:

  • Podcast sobre temas de tu interés, con esto aprendes y te mantienes actualizado.
  • Audio-libros.
  • Una grabación que hayas hecho sobre lo que vas a explicar en alguna reunión o conferencia.

 

5.2.- Hacer divertida o más llevadera una actividad que te aburre.

Ejemplos:

1.- El tiempo en el gym

Si estás en el gym haciendo el ejercicio cardiovascular (30-45 min), podrías llevar tu móvil o ipad (en caso de que las máquinas no tengan pantalla) y ver un capítulo de tu serie favorita, disfrutarás ese momento y sentirás que el tiempo pasó más rápido.

2.- Cuando limpias la casa

Limpiar la casa nos hace perder mínimo un par de horas por lo que podrías escuchar a la vez un tutorial de algo que quieres aprender o mejorar.

3.- Cuando cocinas

Como no necesitas estar 100% concentrado para que la comida no se te vaya a quemar, puedes escuchar vídeos de youtube de tu influencer favorit@. Les recomiendo ampliamente a Sascha fitness y sus videos sobre un estilo de vida más saludable. Les dejo aquí su canal de youtube.

Paso 6: Sé ordenado.

Ser ordenado nos ayuda a ahorrar tiempo. Si le asignas un lugar a cada una de las cosas que tienes, en el momento en el que las necesites vas a ir justo al lugar donde las dejaste. Por el contrario, siendo desordenad@ cada vez que necesites algo perderás mucho tiempo buscándola y luego perderás más tiempo aún cuando te toque el día de limpieza.

 

 

 

Paso 7: Automatiza todo lo que puedas para aprovechar el tiempo.

  • Crea documentos con respuestas predeterminadas para ahorrar tiempo en la redacción.
  • Utiliza programas para dictar aquello que necesitas escribir mientras organizas tu bandeja de entrada, escritorio o haces cualquier otra cosa.
  • Anota todo en el calendario de tu móvil para evitar que se te olviden cosas.
  • Aunque te sepas la ruta hacia dónde te diriges, mira antes google maps para comprobar que no haya atascos, retenciones o desvíos.

Paso 8: Prémiate.

Si te acostumbras a realizar siempre tus deberes primero, vas a disfrutar más tu tiempo de ocio, diversión, esparcimiento, entretenimiento y de descanso, ya que disminuyes considerablemente la presión y el estrés.

Cuando tengas semanas muy estresantes (llena de actividades y ocupaciones) trata de organizar todo y al final de tu planificación establece tiempo para hacer algo que te guste mucho como compensación de haber conseguido con éxito cumplir con todos los deberes.

___________

También podría interesarte otro de mis artículos:

3 pasos para mejorar tus finanzas personales.

___________

 

 

 

No Comments

Post A Comment

Share This